شماره گذاری اموال توسط انواع لیبل اموال انجام می شود و بخشی از وظایف سازمانی است که تاثیر مستقیم برای حفاظت از دارایی های شرکت و همچنین مدیریت استفاده از دارایی ها دارد. بدون شماره گذاری امکان رهگیری دارایی های شرکت در طول زمان فراهم نمی باشد و همیشه ممکن است که اموال سازمان مفقود شده و یا مورد سوء استفاده های شخصی قرار بگیرند. روش شماره گذاری می تواند ترکیبی از حروف و یا اعداد باشد که شامل اطلاعاتی از قبیل کد سازمان یا واحد اداری، سال خرید، نوع کالا و یا درج شماره سریال منحصر به فرد است.

مراحل ثبت شماره گذاری برچسب اموال

در ابتدا برای اینکه بدانید برچسب اموال چیست، باید گفت که در هر شرکت صدها نوع وسیله با ارزش گذاری متفاوت وجود داشته که نیاز به برچسب اموال دارند تا بتوان از آن ها محافظت کرد. برای ثبت شماره گذاری برچسب اموال برای دارایی های خود در شرکت، مراحل زیر را دنبال کنید:

• تهیه لیست اموال
• تعیین روش شماره گذاری
• تهیه برچسب
• الصاق برچسب
• ثبت اطلاعات دارایی

تهیه لیست اموال

در اولین قدم نحوه شماره گذاری برچسب اموال باید فهرست جامع از تمام دارایی های شرکت را تهیه کنید؛ اما این دارایی ها نباید جزو اقلام مصرفی باشند. به عنوان مثال خودرو بخشی از دارایی شرکت است، اما تایرهای خودرو که مصرفی هستند در این فهرست قرار نمی گیرند. از طرفی اموال را در گروه های متفاوت براساس کاربرد، نوع و یا واحد مربوطه دسته بندی کرده و لیست می کنند.

• لیست اموال براساس نوع کالا مانند کامپیوترها، میزها، پرینترها، خودروها و ...
• لیست اموال براساس واحدهای مربوطه مانند واحد اداری مالی، واحد فنی، واحد فروش و ...
• لیست اموال براساس مکان های مختلف شرکت مانند انواع اتاق ها، ساختمان ها، انبارها و ...
• لیست اموال براساس کاربری آن ها

تعیین روش شماره گذاری

در قدم بعدی باید روش شماره گذاری اموال را تعیین نمایید که باید به گونه ای طراحی شود که هر محصول دارای کد منحصر به فرد بوده و ساختار سیستماتیک با قابلیت پیگیری داشته باشد. روش های مختلفی نیز برای شماره گذاری اموال وجود دارد که روش عددی، روش ترکیبی با درج کد واحد به همراه شماره سریال و یا روش شماره گذاری براساس نوع کالا از جمله متداول ترین ها می باشند. روش شماره گذاری را با توجه به فاکتورهای متعددی انتخاب می کنند و برای سازمان های کوچک روش عددی ساده و برای سازمان های بزرگ روش ترکیبی مناسب است. به صورت کلی دو نوع ساختار شماره گذاری وجود دارد:

1- شماره گذاری به صورت سلیقه ای

در ساده ترین حالت می توانید سلیقه ای و با توجه به نظرات شخصی برای شماره گذاری اموال اقدام کنید. در این صورت مجاز هستید که از یک کدگذاری ساده عددی و یا از کدگذاری ترکیبی استفاده کنید. این روش ساختار یکپارچه و استانداردی ندارد و کاملاً وابسته به نظر شخصی مدیران مجموعه تغییر می کند.

2- استفاده از کدینگ های حسابداری

تکنیک کدینگ های حسابداری روش کاملا استاندارد و حرفه ای نحوه شماره گذاری برچسب اموال است. این روش بسیار منظم، ساختار یافته و کاملاً سیستماتیک است؛ زیرا مستقیم با واحد مالی و ارزیابی دارایی های سازمان در ارتباط است. استفاده از کدینگ های حسابداری روش کارآمد شماره گذاری برای شرکت های بزرگ، سازمان های دولتی و موسسات مالی با چندین شعبه است. این روش بر پایه تعریف یک سلسله مراتب از کل به جز شکل می گیرد و کاملاً انعطاف پذیر است.

تهیه برچسب

برچسب ها دارای اطلاعات کامل هویتی اموال هستند و بیانگر کد منحصر به فرد برای شناسایی اموال می باشند. این برچسب ها باید تا سال ها بدون عیب و یا مخدوش شدن بر روی بدنه اموال باقی مانده و اطلاعات آن ها قابل بازیابی باشد. انتخاب جنس و نوع برچسب را می توانید در چاپ لیبل فوری تهران انجام دهید که از انواع برچسب های کاغذی، پلی استر و یا وینیل برای چاپ لیبل استفاده می شود.

الصاق برچسب

پس از تهیه برچسب ها باید هر کدام از آن ها بر روی اموال شرکت چسبانده شود. این مرحله به ظاهر ساده اما پیچیده ترین بخش از نحوه شماره گذاری برچسب اموال است؛ زیرا باید با بررسی کامل بدنه اموال برچسب ها را در مکان هایی نصب کنید که به راحتی قابل مشاهده باشند و در عین حال تحت تاثیر عوامل محیطی آسیب نبینند. هر برچسب باید به شکلی الصاق شود که در دید عموم قرار نگیرد، اما به راحتی با جستجوی اطراف بدنه اموال پیدا شود. از جمله مهم ترین نکات الصاق برچسب اموال عبارتند از:

• بهترین مکان الصاق برچسب تجهیزات الکترونیکی، پشت یا زیر بدنه است.
• زیر میز یا صندلی و یا قسمت های داخلی درب کمد، بهترین مکان الصاق برچسب مبلمان اداری است.
• جداره داخلی درب راننده و یا زیر کاپوت در اطراف محفظه موتور، بهترین مکان برای الصاق برچسب ماشین آلات است.

ثبت اطلاعات دارایی

زمانی می توانید از برچسب اموال به عنوان یک سند شناسایی استفاده کنید که در مرحله شماره گذاری تمام اطلاعات را ثبت کرده باشید. این مرحله نقش کلیدی در نحوه شماره گذاری برچسب اموال دارد زیرا می توانید جا به جایی ها و نحوه استفاده از اموال را مدیریت کرده و هر لحظه می دانید که هر کدام از دارایی ها در کدام قسمت سازمان قرار داشته و برای چه اهدافی استفاده می شوند.

جمع بندی

شماره گذاری برچسب اموال فرآیند تخصصی است و اجرای درست آن برای مدیریت واحدهای صنعتی و اداری ضروری است. اگر قصد دارید تا اموال سازمان را برچسب گذاری کنید، بهتر است از ساختار ترکیبی برای شناسایی سریع اموال استفاده کنید و کدها را کوتاه و معنادار طراحی نمایید. همچنین از کدهای دو سطحی شامل کد اصلی و کد توضیح برای اموال مهم و با ارزش استفاده شود. چاپخانه آنلاین چاپگران با استفاده از بهترین دستگاه های چاپ لیبل، انواع برچسب اموال را با بهترین کیفیت به چاپ رسانده تا در طول زمان دچار آسیب نشوند تا بتوان به راحتی آن ها را پیگیری کرد.

سوالات متداول

چه اجزایی در شماره برچسب (مانند دپارتمان، سال، نوع دارایی) گنجانده شود؟

اجزای شماره گذاری شامل پیشوند سازمان، کد دپارتمان یا واحد، سال خرید، نوع دارایی و شماره سریال منحصر به فرد آن می باشد.

آیا باید از پیشوند یا پسوند ثابت استفاده کنیم؟

استفاده از پیشوند یا پسوند اختیاری است اما برای بهتر شدن سیستم مدیریت دارایی ها و سهولت در شناسایی اموال مفید است.

چگونه از تداخل کد در دو یا چند محل جغرافیایی استفاده کنیم؟

با افزودن کد محل جغرافیایی به شماره دارایی می توان هر محصول را برای هر محل جداگانه تفکیک کرد.